Massaal zijn we (zakelijk) verknocht aan mailprogramma’s als Outlook en Gmail. Leuk, want bij iedereen bekend, maar niet per se efficiënt. Je krijgt een mail binnen over een vraagstuk binnen jouw organisatie, die stuur je vergezeld van een paar cc’s door, iedereen vindt daar wat van en aan het eind van de rit weet niemand meer wie er in de lead is. Je mist structuur, overzicht en werkt hoogstwaarschijnlijk niet volgens de laatste privacywetgeving. Hoe je slimmer mailt? Wij leggen het je uit.
Een onbeheersbaar gedrogt
Mails maken, in veel gevallen helaas ongestructureerd, deel uit van het werkproces binnen jouw organisatie. Massaal mailen we elkaar, in CC doen collega’s daar nog een extra schepje bovenop en uiteindelijk weet niemand meer wat de laatste status is. Onduidelijkheid alom. Daarbij raken documenten in de mailstring vaak zoek. Wie heeft de laatste versie en wat is de juiste informatie? Het proces verloopt ongestructureerd en de mail wordt een onbeheersbaar gedrocht.
Loze minuten zoeken: passé
Gelukkig kan het ook anders, met slimme software. Stel je voor; een mail komt binnen. Deze lees je automatisch in of sleep je naar de bijbehorende casus in jouw systeem. Deze mail maakt direct onderdeel uit van een volledig dossier. Alles op één plaats voor iedereen met autorisatie. Jij, maar ook anderen bewerken hier één versie van een document. Iedereen beschikt zo over de laatste informatie. Privacy gevoeligheid is geen issue meer en loze minuten data terugzoeken gelukkig passé.
Op naar structuur
Kortom; mails krijgen structuur. Ze maken beheersbaar, overzichtelijk en gestructureerd, deel uit van jouw organisatie. Klinkt dit je als muziek in de oren? Neem dan gerust contact met ons op. Wij staan voor jou klaar
