Hoe ga jij om met allerlei documenten die jij dagelijks produceert? Met je standaard, maar ook met je maatwerkstukken? Maken zij onderdeel uit van jouw back-up? Staan ze veilig opgeslagen? Heb je jouw versiebeheer op orde? En zijn jouw documenten altijd historisch beschikbaar? Al deze verschillende stappen vormen een prachtige uitdaging voor jouw organisatie. Eén waarmee jij zeeën van tijd kunt besparen. Hoe je slim om kunt gaan met jouw documentbeheer? Als volgt…
Wel zo overzichtelijk
In (te) veel omgevingen bewerken en slaan we documenten nog steeds lokaal op. Iedereen in persoonlijke mapjes. Zonde, want daar gaat onnodig veel tijd in zitten, zonder dat wij daar zelf erg in hebben. Je kent het vast wel; je moet naar een vergadering, maar moet eerst alle benodigde documenten nog even snel bij elkaar zoeken. Waar stonden ze ook alweer? Met wie heb je gemaild over de laatste versie en wat was nu het definitieve document? Organiseer je jouw documenten slim, dan werk je efficiënt! Bijvoorbeeld met een managementsysteem. Hierin maken jouw documenten onderdeel uit van je processen. Zo werk jij niet met 10 verschillende, maar altijd met 1 laatste versie. Wel zo overzichtelijk.
Veilig en vertrouwd
Een bijkomend voordeel van werken in een managementsysteem is veiligheid. Je documenten gaan mee in de laatste back-ups en staan veilig opgeslagen in de cloud. Daarnaast ben je niet langer afhankelijk van Word, maar kun je ook aan de slag met Open Office en ander soortige teksteditors. Daarnaast vult het systeem jouw documenten automatisch met zoveel mogelijk informatie uit je database. Best handig toch?
De rekensom…
Nog een laatste voordeel dan; werkt er al iemand aan een document dat jij opent, dan wordt dit keurig gemeld met de gebruiker erbij die hem reeds in behandeling heeft. Scheelt weer dubbelwerk! Reken nu zelf maar eens uit hoeveel tijd dit alles je nu al scheelt. Meer weten over efficiënt documentbeheer? Neem gerust contact met ons op. Wij staan voor jou klaar!
